Da diverso tempo, ormai, mi dedico alle tecnologie Cloud ed in particolare al SaaS con tutti i diversi risvolti di business.

Nelle dinamiche aziendali, di realtà più o meno strutturate, non può mancare l’ERP, o come viene spesso chiamato in Italia, il gestionale aziendale.

In verità, molto spesso l’ERP manca proprio e si continua a gestire il business su Excel o tramite programmi legacy fatti in casa. Beh, non so come si faccia nel 2021 ad andare avanti così, ma sembra una prassi comune.

Quando, invece, ci si seleziona un nuovo ERP, uno dei fattori più critici è se scegliere una soluzione on-premise oppure in Cloud. A volte la scelta è dettata da pregiudizi o disinformazione, quindi sempre meglio andarci cauti.

Leggi anche: Le 10 domande più comuni sul SaaS.

In questo articolo voglio darvi qualche informazione dettagliata delle differenze tra ERP cloud ed on-premise (in particolare ERP SaaS vs on-premise) affinché la scelta del nuovo gestionale sia la più consapevole possibile.

Cos’è un ERP?

Prima di vedere la differenza tra ERP cloud ed on-premise, definiamo bene cos’è un ERP.

Un ERP (Enterprise Resource Planning) è un software che permette di gestire ed orchestrare tutte le operazioni aziendali attraverso un’unica fonte dati. Vuol dire che i processi di acquisto, amministrazione, gestione delle risorse umane, la produzione, etc, passano sotto la lente di questo sistema per essere controllati e gestiti.

Aziende più strutturate, o con dei business molto specifici, possono anche dotarsi di software verticali che vanno poi ad integrarsi con l’ERP stesso. Immaginiamo i programmi CAD, PLM, MES, etc, che si utilizzano solo in alcune industry e che devono interagire con l’ERP.

L’obiettivo dell’ERP è quindi quello di diventare il punto di contatto tra l’azienda e chi la gestisce, rendendogli/le il compito semplice.

Quali sono le caratteristiche che deve avere un ERP

Attenzione al titolo: parliamo di caratteristiche “che deve avere” un ERP e non quelle in generale. Si certo, perché per poter fare un paragone tra le due soluzioni, dobbiamo capire sotto che punto di vista.

Infatti, anche ci sono ancora diversi motivi per cui una piccola o media impresa potrebbe scegliere un tradizionale sistema ERP on-premise, rispetto ad un sistema più moderno in Cloud.

Sintetizzando, caratteristiche fondamentali che deve avere un ERP sono:

  • semplicità di integrazione con altri sistemi
  • aggiornamenti e patch
  • disponibilità ed accessibilità
  • controllo dei costi
  • livello di automatismo
  • unica fonte dati
  • scalabilità del sistema
  • capacità di personalizzazione e configurazioni.

Tenendo a mente queste caratteristiche andiamo a vedere cosa vuol dire on-premise e SaaS.

ERP SaaS vs On-premise

L’on-premise è un modello architetturale in cui le risorse e l’infrastruttura IT sono di proprietà del cliente finale. L’utente acquisisce una serie di licenze e installa il software sui propri server. È il modo tradizionale di implementazione del software.

In questo caso non ci sono dipendenze da alcun provider esterno e non è strettamente necessaria una connessione ad Internet per operare. Tuttavia, non è possibile accedere al programma da qualsiasi posizione o dispositivo. L’aggiornamento del software e la sua manutenzione tecnica dipendono dal cliente, non vengono eseguiti automaticamente dal fornitore. Il cliente acquista una licenza per ogni utente che utilizzerà il software.

Nel SaaS, invece, il servizio viene offerto attraverso Internet a fronte del pagamento di una sottoscrizione. L’accesso avviene tramite un browser web da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo.

Il cliente quindi non ha la proprietà del software, ma il diritto ad accedervi, a configurarle ed ad aggiornarle senza richiedere l’intervento del fornitore di servizi. Le risorse di elaborazione del provider sono condivise tra i diversi clienti in modalità multi-tenant. È accessibile ovunque, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo dotato di connessione Internet.

ERP SaaS vs ERP on-premise

Cominciamo a vedere le differenze tra ERP cloud ed on-premise in base alle loro caratteristiche tecniche e funzionali.

Diritti di utilizzo

  • On Premise: La licenza acquisita fornisce un diritto perpetuo, sebbene limitato alle funzionalità acquisite al momento dell’acquisto, sull’utilizzo del software.
  • SaaS: L’abbonamento consente l’accesso al software su Internet, ma non è previsto alcun trasferimento di diritti. Il servizio consiste in un pagamento basato tipicamente sul numero di utenti contrattati e/o sui moduli acquistati.

Modello di business

  • On Premise: le licenze vengono pagate, in anticipo, una sola volta, il che implica un investimento iniziale più elevato, oltre al costo dell’implementazione progettuale. Il supporto, la manutenzione e gli aggiornamenti vengono pagati annualmente in base al numero di licenze acquistate.
  • SaaS: l’utilizzo del software viene pagato con un abbonamento mensile o annuale che comprende il costo di utilizzo dell’infrastruttura e dei servizi, la manutenzione, il supporto e gli aggiornamenti successivi. Esistono diversi metodi di pagamento a seconda del livello di servizio contrattato e del livello di urgenza per fornire il servizio. Va inoltre aggiunto il costo una tantum del progetto implementativo.

Funzionalità ed integrazioni

  • On Premise: maggiori possibilità di personalizzazione e customizzazioni perché risiede sui server aziendali e quindi totalmente accessibile. Infatti tutte le funzionalità del software sono del cliente consentendo all’azienda di adattarlo alle proprie esigenze.
  • SaaS: le soluzioni SaaS risiedono sui datacenter del vendor e sono scritte nativamente per essere disponibili a tutti coloro che hanno pagato l’abbonamento. Per tale motivo non si può agire direttamente sul codice centrale, ma si deve interagire con esso, tramite API, e lavorare in un ambiente di sviluppo (sandbox) per fare le dovute personalizzazioni. In casi più complessi si può utilizzare il livello PaaS per sviluppare dei middleware ad hoc.

Modello di costo

  • On Premise: L’investimento iniziale delle licenze è elevato e richiede uno sforzo finanziario significativo. Oltre a ciò, ci sono da tenere in conto i costi di implementazione ed i costi ricorrenti per la manutenzione, per gli aggiornamenti e le patch, per l’infrastruttura hardware e software imputata ed il personale IT dedicato. Ogni singola voce elencata è un costo che potrebbe esplodere se non controllato per bene.
  • SaaS: L’abbonamento consiste in un pagamento costante che include i costi di installazione, manutenzione e infrastruttura, i backup, gli aggiornamenti e le patch. Gli importi degli abbonamenti sono superiori ai costi di manutenzione On Premise, ma non richiedono investimenti iniziali se non l’implementazione progettuale.
iceberg cost saas vs on-premise
L’iceberg dei costi tra on-premise e SaaS

Amministrazione IT

  • On Premise: Le aziende che investono in sistemi in sede hanno reparti IT o manager, interni o in outsourcing, responsabili della manutenzione dell’infrastruttura e della garanzia del livello di servizio.
  • SaaS. I fornitori di servizi SaaS assumono gran parte dei compiti di amministrazione, aggiornamento, sicurezza, ecc.

Disponibilità ed accessibilità delle informazioni

  • On Premise: Le informazioni risiedono sui server locali e quindi sarà cura dell’azienda garantirne l’accessibilità e la disponibilità tutte le volte che è necessario. Tipicamente, non richiedendo una connessione ad internet, non sempre le informazioni sono disponibili da tutti i dispositivi ed in ogni momento.
  • SaaS: il fornitore di servizi ha i dati sui propri server e l’azienda vi accede in base ai termini del contratto. I dati sono di proprietà dell’azienda cliente (verificatene sempre la veridicità nelle condizioni contrattuali) e sono disponibili in ogni momenti da qualsiasi dispositivo. Nel contratto sono anche definiti gli SLA (Service Level Agreement) ciò dei requisiti minimi garantiti di disponibilità dei dati.

Sicurezza e privacy

  • On Premise: Tutte le pratiche di sicurezza e livelli di privacy sono esclusivamente in capo all’azienda stessa che deve sempre essere aggiornata sulla protezione dei propri sistemi.
  • SaaS: I provider tendono ad avere buone condizioni di sicurezza per server e dati perché lavorano con volumi elevati di informazioni. E’ sempre buona norma per il cliente mantenere una uno standard alto di sicurezza.

Personalizzazioni e configurazioni

  • On Premise: le personalizzazioni impattano molto il costo in fase implementativa in quanto, essendo un software chiuso, ogni modifica vuol dire scrivere del codice, con tutto ciò che ne comporta. Ogni modifica successiva anche richiede l’intervento di un consulente esterno che metta mano al codice per implementare quanto richiesto.
  • SaaS: si stima che circa l’85% delle funzionalità di un SaaS sia configurabile all’interno della piattaforma e quindi non richiede scrittura di codice. Per la rimanente parte si può lavorare sull’ambiente di sviluppo sottostante o sulle API disponibili, riducendo tempi e costi di implementazione.

Scalabilità del sistema

  • On Premise. la scalabilità in questo caso vuol dire acquisire nuove licenze o aggiornamenti che includano questi vantaggi, con il costo economico e logistico che ciò implica. Inoltre, i processi sono irreversibili, le dimensioni non possono essere ridotte una volta che l’installazione è stata appaltata.
  • SaaS: il servizio consente di adattarsi alle esigenze del cliente in ogni momento. Aumentando o diminuendo il numero di utenti oppure richiedendo od eliminando alcuni moduli, l’azienda può facilmente adattare il software gestionale alle sue specifiche esigenze.

Aggiornamenti e patch

  • On Premise: gli aggiornamenti e le patch dovrebbero essere eseguiti dal responsabile dei sistemi oppure da consulenti esterni, rendendo il processo più lento a seconda del numero di utenti, della struttura dell’organizzazione e delle posizioni degli utenti.
  • SaaS: I sistemi vengono aggiornati automaticamente dal provider in maniera automatica e per tutti i suoi clienti, il che facilita la possibilità per il cliente di adottarli o meno nel momento in cui ne ha bisogno. Anche le patch vengono rilasciate appena sviluppate e diffuse su tutti i sistemi.

Trend delle tecnologie ERP

Adesso che abbiamo capito le differenze tra ERP cloud ed on-premise, capiamo quali sono i trend tecnologici.

Abbiamo visto che il SaaS ha un modello di prezzo ad abbonamento, con costi ricorrenti che comprendono supporto, formazione e aggiornamenti. Il prezzo del software on-premise è generalmente inferiore a una tariffa di licenza perpetua una tantum (di solito in base alle dimensioni dell’organizzazione o al numero di utenti simultanei). Sono però previste tariffe ricorrenti per supporto, formazione e aggiornamenti.

TCO Saas vs on-premise
Il TCO del SaaS è inferiore di quello del modello on-premise

Il basso costo di ingresso del software cloud, soprattutto se paragonato alle elevate tariffe di licenza perpetue iniziali, ha contribuito alla sua diffusa adozione. Secondo uno studio recente, il 93% delle aziende utilizza attualmente software o architettura di sistema basati su cloud e l’uso di sistemi cloud ibridi è aumentato dal 19% al 57% in un anno.

Nel tempo, tuttavia, i costi di sistema tendono a convergere. Di seguito è riportato un grafico che mostra i costi totali di proprietà (TCO o Total Cost of Ownership) su 10 anni per il software basato su cloud ed on-premise.

Vantaggi e svantaggi degli ERP cloud

La sicurezza è spesso la principale preoccupazione per i potenziali acquirenti di ERP. Non c’è da stupirsi, considerando le informazioni critiche archiviate in un sistema ERP, inclusi dati finanziari aziendali, segreti commerciali aziendali, informazioni sui dipendenti, elenchi di clienti e altro ancora.

Ma mentre gli acquirenti una volta erano diffidenti riguardo alla sicurezza del software basato su cloud, molti stanno diventando meno scettici oggi.

I fornitori di cloud affidabili hanno standard rigorosi per mantenere i dati al sicuro. Per alleviare ulteriormente le preoccupazioni, i potenziali acquirenti possono richiedere un controllo di sicurezza di terze parti. Ciò può essere particolarmente utile se il vendor è meno conosciuto.

La maggior parte dei sistemi SaaS consente una facile accessibilità sia da mobile che da desktop e molti offrono persino app mobili native. Ma questa facilità di accesso si accompagna anche a maggiori considerazioni sulla sicurezza, soprattutto se i dipendenti accedono ai file aziendali sui propri dispositivi mobili personali.

Allo stesso modo, più accessibilità significa meno personalizzazione e gli ERP cloud offrono meno flessibilità per le aziende che cercano di adattare il proprio sistema ai contenuti aziendali. Ma le organizzazioni con esigenze meno specializzate, come le società di consulenza generale, possono cavarsela senza problemi con le funzionalità predefinite di un sistema cloud.
Gli ERP cloud sono quindi più adatti per le piccole e medie imprese che cercano costi iniziali inferiori, stabilità del sistema e facilità di accesso.

L’idea comunque è sempre quello di utilizzare sistemi ERP SaaS per sfruttare i processi di business che si basano sulle leading practice di settore.

Vantaggi e svantaggi degli ERP on-premise

In generale, i sistemi on-premise sono molto più facili da modificare. La capacità di personalizzare le proprie esigenze e requisiti specifici è fondamentale per molte organizzazioni, soprattutto in settori di nicchia, come i produttori specializzati con processi unici.

Gli ERP on-premise offrono un maggiore controllo nelle mani dell’organizzazione, inclusa la sicurezza dei suoi dati. È quindi essenziale che un’azienda sia in grado di salvaguardare le informazioni più sensibili di un ERP.

L’accessibilità mobile può rappresentare un problema per le distribuzioni on-premise. Non è sicuramente un problema insormontabile, ma può essere un punto dolente.
Inoltre, sono più adatti per le aziende più grandi con budget più elevati, il desiderio di personalizzare le operazioni di sistema e l’infrastruttura esistente per ospitare, mantenere e proteggere i dati ERP.

Ecco una pratica tabella di confronto per entrambe le opzioni di implementazione:

differenze tra ERP cloud ed on-premise

Conclusioni

Quando si tratta di scegliere un nuovo sistema ERP, ci sono tante opzioni da tenere in considerazione ed in questo articolo abbiamo visto le principali differenze tra ERP cloud ed on-premise.

I modelli di implementazione SaaS hanno reso questo software più accessibile per le PMI, sebbene questi sistemi presentino alcuni inconvenienti, come una personalizzazione più limitata.

Al contrario, i sistemi ERP on-premise offrono vantaggi in termini di personalizzazione e controllo, ma sono più costosi e molti non supportano i dispositivi mobili. Questo può essere problematico per i piccoli acquirenti ma, come di solito accade, dipende dalle esigenze specifiche della singola attività.

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About the Author

Luca Esposito

Tecnologia e web contro vendita e crescita personale. Se da una parte abbiamo il mondo del logico, dall'altra abbiamo quello emotivo. Da queste mie passioni è nato questo blog. Leggo, apprendo, provo e ne scrivo il risultato!

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