E’ giorno di forecast review. Già sappiamo che ci chiederanno quando chiuderemo quel deal e quanto siamo confidenti di riuscirci proprio in quella data.

E noi sapremo rispondere con convinzione, perché abbiamo definito con il cliente il piano. Può sembrare un sogno, ma non lo è!

Specialmente in deal molto complessi dove intervengono più persone e dipartimenti, può essere conveniente, se non necessario, avere un piano comune.

Senza perderci troppo in parole, andiamo a vedere come impostare questo cammino.

Cos’è il Joint Execution Plan

Fornitore e cliente verso la chiusura del deal attraverso un percorso condiviso: questo è il joint execution plan.

C’è chi lo chiama Joint Management Execution Plan oppure Mutual Action Plan. Non lo confondiamo, però, con il Closing Plan che è altra cosa.

Qualunque sia il nome che preferiate, stiamo parlando di un piano congiunto di esecuzione.

“Esecuzione? Congiunto? Piano? Di che parli”

Non di certo di come andare in guerra. Piuttosto, come indentificare, insieme al cliente, tempi e modi per raggiungere la firma del contratto.

Ci sono quindi tre elementi fondamentali da considerare:

  • cosa fare: quali passi seguire per arrivare al traguardo
  • quando farlo: secondo quale calendario o scadenziario
  • chi deve farlo: esatto, chi deve farlo??

Perché dovrei fare un JEP?

Immaginiamo di essere in fase avanzata di una trattativa complessa. Abbiamo smarcato il BANT già da un po’ di tempo. Tutti gli elementi principali sono stati analizzati con cura.

Il cliente vuole una soluzione e non è in cerca di un sogno. Ha coinvolto le persone interessate ed il budget è stato stanziato.

Adesso bisogna chiudere la trattativa entro la data prevista. Come facciamo a coordinare tutte le risorse (nostre, del cliente e di tutti gli enti terzi coinvolti) e finalmente chiudere questa trattativa nei tempi concordati?

Il joint execution plan è un ottimo strumento per fare tutto ciò e ci protegge da supposizioni e perdite di tempo. E’ sempre meglio verificare l’ovvio, in quanto ogni cliente funziona a modo suo.

Come impostare un JEP di qualità

Vediamo come impostare un joint execution plan completo. Anticipo che non esiste un template standard da utilizzare, quindi si può adattare a seconda del business di riferimento, del cliente, del deal, etc.

Quello che, però, deve avere un JEP per essere valido, sono i tre punti che abbiamo visto prima: cosa, fare, quando farlo e chi lo fa.

Senza questi elementi base non andremo da nessuna parte. Se vogliamo renderlo completo e professionale possiamo però inserire:

  1. un summary
  2. i passi da seguire
  3. le milestone da rispettare
  4. le persone o i team da coinvolgere
  5. gli outcome attesi
un esempio di joint execution plan
Un esempio di Joint Execution Plan

Il summary

Il summary spiega, brevemente, perché stiamo lavorando su questa trattativa, quali sono i requisiti richiesti ed i risultati attesi al termine del progetto.

Questa parte è molto utile specialmente per chi, sia lato cliente che lato fornitore, si trova coinvolto solo verso la parte finale della trattativa. Pensiamo, ad esempio, ai decision maker che si trovano un progetto in mano da approvare e vogliono capire di cosa si tratta.

In tal modo, prepariamo una panoramica di quello che stiamo facendo e di ciò che il cliente vuole ottenere.

Le attività

Ci sono sicuramente delle azioni da compiere per arrivare alla chiusura del contratto. Ci sarà una fase di demo, la preparazione delle documentazioni, carte e scartoffie varie, la negoziazione, il consiglio che si deve riunire e tanto altro ancora.

Che le azioni siano specifiche e chiare! Usiamo i verbi ed i tempi giusti!

Tutto deve essere pianificato con molta cura, senza perdersi nessun dettaglio. Pena, lo slittamento del deal o la non chiusura.

Ad ogni attività associamo una data di termine, una durata (in giorni solitamente) ed un check di completamento.

Le milestone

Le milestone altro non sono che delle date di scadenza importanti. Indicano quando si è terminato un ciclo che consente di andare avanti con un altro blocco di attività.

Impostiamo, ad esempio, una milestone quando si termina la demo. Prima ci sono tutte una serie di attività da seguire, in successione od in parallelo, che portano al conseguimento della demo stessa.

Pensiamo a tutta la fase di ingaggio dei presales o partner, ai deploy degli ambienti, all’organizzare il viaggio dal cliente, a coinvolgere gli stakeholder interessati, ed altro ancora.

Tutte queste sono azioni che portano al raggiungimento di una milestone: fare la demo una determinata data.

Chi è coinvolto

Ogni singola attività deve essere eseguita da qualcuno. Non si fa in automatico oppure per magia.

Associamo allora ad ogni attività una persona o team che si prenderà carico di essa. Magari se usiamo la matrice RACI possiamo dare anche un po’ di profondità e dettaglio al tipo di responsabilità assegnata.

E’ importante coinvolgere le persone nel piano, almeno quelle chiave, per renderle coscienti di quello che è il grande obiettivo che vogliamo raggiungere e di come possiamo farlo anche grazie a loro.

Risultati attesi

Ad ogni milestone c’è un risultato atteso. Se siamo arrivati a quel punto è perché vogliamo ottenere un guadagno. Entrambi.

Siamo ben chiari, con noi stessi e con il prospect, su quale vuole essere l’outcome della call o del meeting, della demo, etc. Settiamo bene gli obiettivi e non usciamocene se non li abbiamo raggiunti.

Leggi anche: La guida definitiva per sviluppare un obiettivo veramente efficace.

Magari vogliamo ottenere delle informazioni, forse lo scopo era strappare la data del next step, oppure far partecipare il decision maker alla demo.

Qualunque esso sia, che sia documentato, condiviso e raggiunto.

Quale strumento per creare il joint execution plan?

Passiamo alla parte pratica. Come creo un buon JEP che contiene tutte queste informazioni e che posso condividere con il cliente?

Come dicevamo prima, non c’è un template standard. Molto dipende dalla strategia che vogliamo attuare.

Se vogliamo rendere il JEP modificabile anche dal cliente, allora un file Excel può essere l’ideale. Indichiamo i campi che deve riempiere e ce lo facciamo rispedire con le sue modifiche.

Se, invece, vogliamo rendere la comunicazione unidirezionale, allora un file PDF con il piano va benissimo.

Possiamo fare anche una presentazione PowerPoint e condividerla. Volendo si può anche inserire un GANTT delle attività con le milestone.

Insomma, molte sono le soluzioni; bisogna solo adattarsi al meglio alla situazione.

Personalmente utilizzo un file Excel ed un PowerPoint con un GANTT associato in modo da avere, anche stilisticamente, una presentazione adeguata.

Vi allego il file Excel che potete usare come spunto per creare il vostro JEP. E’ in inglese, nel caso abbiate anche clienti internazional, ed è molto semplice. Volendo si può inserire maggiore profondità e dettaglio, ma questo sta a voi.

Conclusioni

Abbiamo visto, in questo articolo, uno strumento di vendita che consente di gestire, congiuntamente al cliente, la fase di chiusura della trattativa.

Il Joint Execution Plan è un piano che ha come obiettivo di portare fornitore e cliente “alla stessa pagina”, evitando perdite di tempo o di sottovalutare determinate questioni.

Il JEP si compone di tre parti principali: cosa fare, quando farlo e chi lo fa. Attorno ad esse possiamo farci girare altre informazioni come un summary oppure i risultati attesi ad ogni azione.

E tu conoscevi questo strumento? L’hai mai utilizzato nei tuoi deal? Se sì, che risultati hai ottenuto?

Raccontaci la tua esperienza nei commenti qui sotto.

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Luca Esposito

Tecnologia e web contro vendita e crescita personale. Se da una parte abbiamo il mondo del logico, dall'altra abbiamo quello emotivo. Da queste mie passioni è nato questo blog. Leggo, apprendo, provo e ne scrivo il risultato!

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