Quanto volte ci imbattiamo nel termine sales forecast. E quante volte dobbiamo far tornare i numeri a posto perchè “abbiamo sbagliato il forecast”, oppure “il nostro forecast non è accurato”.

Se ti sei trovato almeno una volta in questa situazione (con annessa lavata di testa da parte del big boss), benvenuto nel club. Facciamoci dunque conforto.

Ora che sei atterrato su questa pagine evidentemente cerchi un chiarimento sul perchè dell’esistenza di questo strumento. Magari pensi siano solo numeri ricavati dall’esperienza, oppure “ad occhio”.

Dietro, invece, si nasconde qualcosa di più. Qualcosa di molto grande. Tanto grande da far girare tutta l’azienda.

Infatti, secondo uno studio di Aberdeen Group, le aziende con il sales forecast più accurato, hanno una probabilità del 13.4% in più di veder crescere le loro revenue anno su anno ed un 8.2% in più di raggiungere la quota stabilita.

Curioso?

Bene! Qui troverai una linea guida generale del concetto di forecast legato al mondo delle vendite. L’obiettivo è capire cos’è, la sua importanza e come viene usato in azienda.

Le previsioni sono estremamente difficili. Specialmente sul futuro.

— Niels Bohr, Fisico

La sfera di cristallo

“Cos’è, adesso ti sei messo a raccontare le favole?”.

No tranquillo, non racconto favole. Per ora 😊.

Voglio partire da un concetto semplice: la diretta traduzione di sales forecast è previsione delle vendite. La parola previsione vuol dire vedere in anticipo. Quindi un po’ come una medium, dobbiamo leggere nella nostra sfera di cristallo, che ai nostri giorni è il meno favolistico monitor.

“Continuo a non capire, devo leggere cosa? E come? Sii concreto, per favore”.

Adesso ci arriviamo…

sales forecast crystal ball
Ci serve la sfera di cristallo per prevedere le nostre vendite?

Vedere in anticipo non richiede nessun trucco di magia, se non alcune conoscenze base di matematica. E perchè?

Perchè la previsione è un indicatore di quanto è probabile che un determinato evento accada in un dato periodo temporale. Essendo un evento probabilistico, è accompagnato da una percentuale di successo dell’evento.

Ogni previsione, per quanto accurata possa essere, porta con sè un’intrinseca parte di incertezza, dovuta all’impossibilità di governare tutti i fattori del caso.

Le previsioni del tempo, ad esempio, ci forniscono un’indicazione sullo stato del tempo e sulla probabilità che questo stato si verifichi. Più ci avvicineremo a quei giorni, maggiore è la probabilità che la previsione sia giusta.

Cos’è il sales forecast

Fatta la premessa sul concetto di previsione, ritorniamo al mondo delle vendite.

Togliamoci subito un dubbio. Possiamo indovinare sempre con esattezza il forecast?

La risposta è ovviamante no. E perchè? Perchè altrimenti non sarebbe una previsione, ma un evento certo.

Il sales forecast è un insieme di tecniche a disposizione della forza vendita con l’obiettivo di individuare, con la maggiore accurattezza possibile, il volume di affare in un certo periodo.

Per volume di affari si intende quanto di un determinato prodotto o servizio verrà venduto ed a che prezzo.

A cosa serve il sales forecast

Indirettamente, fare il sales forecast si traduce nello stimare quantità, tipo e qualità del lavoro che dovrà essere impiegato per produrre un determinato prodotto o per fornire un servizio. Per le aziende questo è un passaggio molto importante perchè vuol dire anticipare i trend di mercato e farsi trovare preparati con l’offerta.

Ovviamente, per il dipartimento sales, questo vuol dire fornire i giusti numeri di quelle che saranno le vendite future. Tutti i piani dell’azienda saranno basati su questi numeri. Ed i numeri devono sempre tornare.

Il forecast aiuterà quindi il management a capire anche le revenue attese nel periodo di riferimento, così da pianificare tempi e costi della produzione.

L’obiettivo del sales forecast, e di conseguenza del sales manager, è quindi quello di fornire il numero veritiero delle future vendite. Questo sarà il punto di partenza per definire gli obiettivi di produzione e dei futuri investimenti.

È importante allora che il forecast sia accurato, semplice e facile da capire dagli altri dipartimenti.

L’accuratezza della previsione è importantissima per il business perchè abilita la giusta quantità di prodotto nel dato periodo. Inoltre, consente di gestire, con anticipo e nel modo corretto, l’approvvigionamento dei materiali grezzi, dei macchinari da impiegare e della forza lavoro. Se, ad esempio, l’azienda lavoro su commessa, saprà come pianificare in anticipo la produzione per allinearsi alla richiesta futura.

Come impatta sulla strategia aziendale

Diciamo che, da quanto detto fin’ora, ci siamo fatti un’idea, ma andiamo a strutturare meglio gli impatti che esso produce.

Il sales forecasting è una delle parti più importanti del business in quanto:

  • Impatta sulla pianificazione finanziaria dell’azienda determinandone il prezzo delle azioni e fornendo un’indicazione di come i manager stanno gestendo l’azienda in base agli investimenti
  • Permette di fornire un’indicazione su come l’azienda sta gestendo e creando la forza vendita. Questo impatta sulla creazione dei territori, sulla quota dei commerciali e sulla valutazione delle performance
  • Impatta sui dipartimenti di operation in quanto è la base di partenza per la definizione della produzione quotidiana. Inoltre fornisce una stima indicativa del numero di dipendenti necessari per fornire il servizio
  • Impatta sulla gestione della forza lavoro: quante risorse assumere e di che tipo? Come devono essere strutturati i salari ed i benefit?
  • è punto di attenzione per quel che riguarda la crescita aziendale e quindi su quanto profitto generare e come investirlo. In caso di valutazione di acquisizione, il sales forecast dell’azienda da acquisire è necessario per avere una stima del valore dell’acquisizione
  • Aiuta a determinare i volumi di produzione considerando la disponibilità di materiali, uomini e mezzi
  • Sarà la base che permetterà di identificare e formare i diversi budget aziendali (produzione, vendita, marketing, etc)
  • Aiuta nel prendere determinare decisioni strategiche, come l’espansione o la chiusura di un plant produttivo, il cambiamento di un determinato prodotto, oppure come allocare le risorse
  • Aiuta nelle decisioni in termini di stategia di marketing ed advertising
  • è la base per la preparazione degli ordini di vendita ed acquisto

Leggi anche: Differenze tra sales pipeline, sales funnel, sales process e marketing funnel.

Quando fare il sales forecast

Dipende da quanto in là vogliamo vedere e dal tipo di strategia che metteremo in piedi. Molto dipende anche dal tipo di business dell’azienda e dalla sua vision.

Abbiamo a disposizione due tipi di forecast, uno per il breve periodo ed uno per il lungo periodo. Analizziamoli con più attenzione.

Sales forecast di breve periodo

A seconda della tipologia di azienda nella quale operiamo, il concetto di “breve”, può assumere significati diversi. In via generale, tendiamo a coprire un periodo di un mese, un quadrimestre, un semestere fino al massimo di un anno.

La copertura temporale dipende molto dalla fluttuazione della domanda e anche dal tempo medio di vendita del prodotto o servizio.

Facciamo un sales forecast di breve periodo per:

  • ottimizzare i costi legati allo sviluppo del prodotto
  • migliorare la gestione dell’inventario e dell’approvvigionamento
  • ottimizzare la produzione evitando i problemi legati alla sovraproduzione
  • settare i giusti target di vendita
  • individuare le corrette risorse finanziarie da allocare per soddisfare la domanda.

Sales forecast di lungo periodo

Se fare un forecast di breve periodo può essere sfidante, immaginatevi cosa voglia dire farlo per un arco temporale di 5, 10 o 20 anni.

Pazzia pura?

Probabile, ma, ancora una volta, molto dipende dalla natura del business. Ci sono alcune industry, come le raffinerie, la produzione di carta o la creazione di navi, dove questa visione temporale è importante per fare i giusti investimenti.

Gli obiettivi qui sono infatti:

  • pianificare le nuove unità produttive oppure espandere quelle esistenti in base alla domanda
  • pianificare la spesa finanziaria di lungo periodo
  • formare per tempo il personale così che sia pronto a supportare la domanda futura

Conclusioni

In questo articolo abbiamo compreso due cose molto importanti: che il forecast è uno strumento della forza vendita non esclusivo e che ha una risonanza molto importante per l’azienda.

Quindi, ogni volta che facciamo il forecast, domandiamoci quali impatti possa avere sul dipartimento, linea di business e su tutta l’organizzazione aziendale.

Sicuramente, la prossima volta vedremo con un occhio diverso le forecast review o, per lo meno, staremo con tutti gli occhi e le orecchie aperte.

Cosa ne pensi? E’ stato utile, conoscevi già questi concetti? Come li applichi in ufficio?

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About the Author

Luca Esposito

Tecnologia e web contro vendita e crescita personale. Se da una parte abbiamo il mondo del logico, dall'altra abbiamo quello emotivo. Da queste mie passioni è nato questo blog. Leggo, apprendo, provo e ne scrivo il risultato!

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